BERKUNJUNG KE ISTANA MERDEKA

Persis sebulan sebelum perayaan hari kemerdekaan RI yang ke-65, saya berkesempatan mengunjungi Istana Merdeka. Seperti yang telah dipublikasikan di sejumlah media massa, Istana Merdeka pada setiap akhir pekannya membuka kesempatan bagi siapa saja untuk berkunjung dan mengenal situasi Istana Merdeka secara lebih dekat.

Berikut ini adalah tahapan penyelenggaraan Open House ala Istana :

1. Pendaftaran, setiap pengunjung diwajibkan mendaftar dan menyerahkan kartu tanda penduduk (KTP). Meja pendaftaran berada di halaman istana sisi barat yang menghadap jalan raya ke arah Harmoni, di sebuah tenda bujur sangkar berwarna putih, tidak jauh dari pintu masuk komplek Istana; 
2. Sterilisasi, setelah mendaftarkan diri dan menyerahkan KTP calon pengunjung diminta menunggu giliran. Beberapa tenda dan kursi disediakan di halaman parkir tak jauh dari meja pendaftaran. Bila nama Anda telah dipanggil, calon pengunjung akan dipersilakan masuk ruang tunggu. Di ruang ini, seluruh calon pengunjung diminta menitipkan semua barang bawaannya di loker yang telah tersedia. Pengunjung tidak diperkenankan membawa kamera, telepon seluler dan makanan-minuman juga tas. Jadi semua pengunjung hanya diperkenankan berjalan melenggang tanpa bawaan apapun;
3. Perjalanan menuju istana, setelah melalui pintu pemindai meninggalkan ruang sterilisasi atau ruang tunggu, seluruh pengunjung berangkat menuju Istana Merdeka dengan menumpang bis berpendinging udara yang telah disediakan, khusus untuk mengangkut para pengunjung dari dan menuju Istana Merdeka;
4. Ruang Audio Visual, adalah area pertama yang disambangi pengunjung. Di Gedung Serba Guna yang memuat sekitar 300 orang ini, sejumlah pengunjung dari berbagai kelompok maupun individu dikumpulkan untuk menyaksikan profil audio visual atau film dokumenter mengenai Komplek Istana Merdeka & Istana Negara.
5. Menyusuri halaman serambi barat, Pengunjung meninggalkan Gedung Serba Guna dalam beberapa kelompok berbeda masing-masing dipandu oleh seorang pemandu dengan berjalan kaki. Diawali dengan berbaris seluruh pengunjung menyusuri halaman serambi barat menuju pintu utama Istana Merdeka dengan 16 anak tangga.
6. Foto Kabinet, seluruh pengunjung berkesempatan untuk berfoto dengan posisi layaknya foto kabinet para menteri yang selalu berfoto di tangga istana. Riuh rendahlah suara para pengunjung tentang khayalanannya, itu pasti ! Dan semua pun merasa senang ....  
7. Red Carpet, Pengunjung memasuki Istana melalui pintu masuk tengah istana di atas gelaran karpet merah khusus pengunjung, yang diletakan di atas & membelah hamparan karpet besar yang memenuhi sebagian besar lantai ruang Istana bagian depan. Sepanjang red karpet pengunjung 'berpagar' untaian rantai berbungkus beludru. Di dalam Istana Merdeka, pengunjung berjalan menyusuri ruang depan, ruang tengah hingga ruang belakang yang lebih seperti 'foye' menuju pintu keluar. Di atas red karpet yang sempit inilah pengunjung dapat menimati setiap detil isi istana, baik ruang-ruang kerja yang pintunya sengaja dibuka lebar-lebar agar dapat disaksikan keanggunannya oleh pengunjung, maupun berbagai koleksi cenderamata yang dimiliki istana dari dalam maupun luar negeri. Selama dalam Istana Merdeka, bagi yang membawa anak kecil sebaiknya ekstra hati-hati karena banyak terdapat barang pecah belah yang mudah pecah juga lukisan pelukis-pelukis terkenal yang diletakan bersandar di dinding di atas lantai;
8. Menyusuri Taman, Pengunjung berjalan dalam koridor panjang yang mengelilingi taman dan menghubungkan Istana Merdeka dengan Istana Negara. Di sepanjang koridor tersebut terpampang gambar-gambar ukuran besar yang memperlihatkan kegiatan Presiden dan sedikit dokumentasi tentang berbagai kemajuan yang telah dicapai Bangsa ini hingga foto keluarga Presiden.
9. Kunjungan berakhir, perjalanan di koridor berujung hingga pintu keluar sekaligus titik awal saat pengunjung memulai perjalanan napak tilasnya di kompleks istana. Di sebuah meja di pintu keluar telah disediakan air mineral dalam gelas bagi setiap pengunjung yang melewatinya. Pengunjung pun kembali ke ruang sterilisasi menumpang bis yang bergantian menurunkan dan menaikan pengunjung, di tempat berbeda saat pengunjung mengawali rangkaian kunjungungan;
10. Pemandu, pemandu yang bertugas adalah pemandu wanita yang berasal dari kepolisian. Berbaju batik, bertopi anyam dan berpenampilan kasual, setiap petugas memandu lebih dari 60 orang. Pemandu dilengkapi toa yang digantungkan di bahu. 
11. Dokumentasi, disediakan oleh pihak istana.

DISKUSI
Secara umum, prosedur penyelenggaraan open house ala Istana Merdeka cukup normatif, dalam arti selain faktor sterilisasi bagi keamanan istana terjamin, kenyamanan bagi para pengunjungnya pun cukup layak. Namun tidak ada salahnya mendiskusikan dan membandingkan prosedur penyelenggaraan open house di berbagai tempat lainnya demi penyempurnaan pelayanan bagi para pengunjung yang notabene adalah pemilik bangsa ini, termasuk pula istananya.

1. Ruang Audio Visual, Di ruang ini, barisan kursi terbagi dalam 3 kelompok baris besar dan sebuah layar lebar sebagai medium untuk menyaksikan film dokumenter. Uniknya petugas lebih mengarahkan pengunjung untuk mengisi penuh setiap baris terlebih dulu, bukan mengisi bagian paling depan di setiap barisnya. Lazimnya, siapa yang datang paling awal adalah menempati posisi paling depan. Memang, bagi mereka yang berkunjung dalam suatu kelompok dapat melanjutkan kegiatan senantiasa dalam kelompoknya. Tapi di sisi lain alhasil, pengunjung yang datang lebih awal belum tentu mendapatkan posisi terbaik atau paling belakang. Permasalahannya adalah pada ketersediaan media tayang yang layak baik secara kualitas maupun kuantitas bagi pengunjng yang jumlahnya cukup besar & memenuhi Gedung Serba Guna. Jumlah kursi yang berderet hingga lebih dari sepuluh dan sebuah layar lebar tentu membuat pengunjung tidak merasa nyaman dalam menyaksikan film dokumenter yang ditayangkan. Kuncinya adalah pada pembagian kelompok dalam jumlah yang mengutamakan kenyamanan dan efisiensi proses kunjungan;
2. Pemandu, Seorang petugas memandu sekelompok pengunjuk berjumlah lebih dari 50 orang tentu tidak efisien, apalagi nyaman. Terlebih lagi saat memasuki dalam gedung Istana Merdeka dengan area gerak sangat sempit & terbatas, membuat informasi yang disampaikan pemandu hanya dapat disimak secara baik oleh mereka yang berada di depan. Artinya, perbandingan jumlah pengunjung dengan jumlah pemandu harus dicermati dan diperhitungkan dengan baik agar penyelenggaraan open house dapat memuaskan dan tidak sia-sia bagi pengunjung. Petugas yang berasal dari kepolisian menyebabkan pendekatan personal yang dilakukan tidak seluwes bila petugas yang memandu berasal dari kalangan profesional. Pengunjung yang datang dari berbagai kalangan tentu tidak pas bila diminta berbaris di cuaca panas Kota Jakarta yang terik;
3. Alat Bantu, Di tengah kemajuan teknologi saat ini, tentu alat komunikasi yang lebih canggih sangat membantu kelancaran dan kenyamanan penyelenggaraan kegiatan open house. Tidak saja bagi pemandu, utamanya tentu bagi pengunjung. Dengan alat pengeras suara model toa, pemandu terpaksa berjalan dengan cara mundur. Sementara saat di dalam gedung Istana sejumlah pengeras suara ukuran besar ditempatkan di berbagai titik. Bila, pemandu dibekali dengan alat pengeras suara wireless dengan bantuan frekuensi atau modulasi tertentu, tentu akan jauh lebih mudah. Sementara alat pengeras suara terpasang secara permanen di dinding atau langit-langit istana secara aman. Alat semacam ini sudah sangat lazim digunakan oleh PR (public relations) di berbagai perusahaan saat menghelat open house;
4. Dokumentasi, bila pengunjung tidak diperkenankan membawa kamera tentu akan bijaksana bila tuan rumah menyediakan gantinya. Minimal, jumlah petugas dokumentasi yang sesuai dengan jumlah pengunjung, dalam arti mampu melayani pengunjung. Selain itu, hasilnya pun dapat segera dicetak di tempat sehingga pengunjung dapat memiliki kenang-kenangan saat berkunjung ke istana yang tidak dapat disambangi setiap hari. Di jaman teknologi maju saat ini, langsung mengkopi gambar secara digital mestinya bukan perkara sulit lagi. Lagi pula, pengunjung tidak perlu mengeluarkan biaya mahal ntuk membeli foto hasil cetak yang belum tentu awet;
5. Foto Kabinet, jumlah pengunjung dalam kelompok yang terlalu besar menyebabkan hasil foto kabinet tentu tidak menarik karena berdesak-desakan. Kuncinya, sekali lagi pengelompokan pengunjung dalam jumlah yang tepat sangat menentukan kenyamanan dan kepuasan pengunjung serta kemudahan petugas dalam mengatur kelompoknya;
6. Minuman & Kudapan, Lazimnya, perusahaan yang menyelenggaran open house menyediakan kudapan dan minuman bagi para pengunjungnya. Bahkan ada pula perusahaan yang berbaik hati menyediakan makan siang. Mengapa, karena tidak semua pengunjung berasa dari kawasan dekat istana. Bisa jadi pengunjung datang dari tempat yang jauh, sebagai etika tentu menyediakan kudapan dan minuman bagi anggaran istana bukanlah sesuatu yang berlebihan;
7. Cenderamata, tidak harus mahal yang penting berkesan. Walaupun di ruang sterilisasi juga tersedia penjualan cenderamata, tentu akan berbeda bila istana juga memberikan cenderamata sederhana bagi setiap pengunjungnya, misalnya sticker bergambar istana yang dapat menimbulkan kebanggaan dan menumbuhkan lagi rasa nasionalis bagi setiap pengunjung sebagai warga negara; 
8. Evaluasi, tak ada salahnya melakukan evaluasi terhadap kegiatan open house yang telah dilakukan. Salah satu proses evaluasi yang mudah adalah melakukan audit humas. Dengan melakukan audit di setiap kelompok pengunjung dan dalam periode tertentu, maka istana dapat mengetahui respon & penilaian pengunjung atas penyelenggaran open house selama ini.

Bagaimanapun penyelenggaraan sebuah kegiatan humas dalam hal ini open house memerlukan anggaran. Maka seyogyanya memang direncanakan dengan baik dan matang, diatur dengan selaras pada setiap tahapannya, diselenggarakan dengan tertib dan profesional, serta dievaluasi untuk melakukan perbaikan. Kegiatan Humas sekali lagi bukan bicara cost centre, tapi investasi. Ya, public relations merupakan sebuah investasi. Sebagai sebuah investasi, kegiatan public relations tentu dapat diperhitungkan dan dapat dipertanggungjawabkan. Bila organisasi anda belum bisa melakukan perhitungan atas kegiatan public relations di organisasi anda, pertanyaannya adalah, "Apakah organisasi anda sudah menempatkan orang yang tepat dan kompeten tentang profesi serius ini ?" Well, tidak ada kata terlambat. Selamat berbenah diri !